e-ORDER SOLUTION

Giải pháp công nghệ e-Order:

KHI Ý TƯỞNG GẶP ĐƯỢC “BÀ ĐỠ”

Từ câu chuyện “tự ái dân tộc” của một ông chủ quán

“Cuối năm rồi đọc trên báo, thấy bên Thái Lan, có một nhà hàng phục vụ nhanh đến mức chỉ 2 phút sau khi khách yêu cầu thực đơn là món ăn được mang ra. Không biết họ làm thế nào mà nhanh thế khi có hàng trăm lượt khách vào giờ cao điểm. Mình cũng đang đau đầu về chuyện quán cà phê - cơm văn phòng của mình: Đội ngũ phục vụ quán rất tận tình nhưng so ra thì vẫn chưa thể vượt qua được con số 7 phút, có khi trên 15 phút vào giờ cao điểm… Vì quán rộng quá và khách thì yêu cầu đa dạng lắm làm sao có thể phục vụ nhanh đặc biệt với những món cần chế biến tỉ mỉ. Đọc cái tin đó trên báo, thấy “tự ái dân tộc” nổi lên, mình nghĩ ngay rằng phải tìm hiểu để có một giải pháp tốt hơn cho quán…”. Đó là những tâm sự của anh Hà Duy Thiện, giám đốc Cty dịch vụ văn hóa Cội Nguồn, chủ quán cà phê Cội Nguồn nổi tiếng ở Biên Hòa.

"Nếu trang bị bộ đàm cho đội ngũ nhân viên, có lẽ thời gian từ lúc khách đặt hàng tới lúc chế biến và mang ra cho khách sẽ cải thiện. Nhưng bộ đàm sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến âm thanh trong quán. Mình đi taxi nghe bộ đàm đã mệt nói chi quán cà phê, khách cần yên tĩnh, thưởng thức nhạc. Mặt khác bộ phận chế biến và kế toán khi cùng một lúc nghe nhiều thông tin bằng giọng nói cũng khó xử lý. Đó là chưa kể việc trang bị bộ đàm phải xin phép và số tiền đầu tư cũng không nhỏ". Anh trăn trở nhiều ngày về một phương cách “nối mạng” giữa nhân viên phục vụ bàn và nhân viên khu vực chế biến, kế toán, thu ngân. Có một người bạn ở nước ngoài về, anh tranh thủ hỏi và được biết: Những nhà hàng lớn bên Tây thường có hệ thống thiết bị để phục vụ khách hàng nhanh và tự động nhưng hệ thống này đắt tiền lắm. Rồi anh lại nghĩ: Vì sao mình không tận dụng hệ thống internet không dây của quán mình? Nhưng chẳng lẽ phải đặt các máy tính xách tay ở các khu vực khác nhau của quán cho nhân viên để xử lý thông tin?

Giám đốc Hà Duy Thiện (ảnh chụp tại Đại Nam quốc tự)

Hàng loạt câu hỏi của anh đã có lối ra khi anh gặp một khách hàng: KS. Huỳnh Cao Tuấn – Phó Giám đốc Trung tâm Thông tin tư liệu – Trường Đại học dân lập Lạc Hồng (Đồng Nai).

và câu chuyện bực mình của một kỹ sư IT

Có khi nào đi vào một nhà hàng, một quán cà phê, bạn đã gặp sự bực bội vì phải chờ quá lâu? Có khi nào bạn kêu một ly cà phê đá nhưng nhân viên lại mang lộn ra một ly cam vắt vì lầm bàn gọi? Đôi lần gặp phải những tình huống như thế, KS. Huỳnh Cao Tuấn suy nghĩ, chủ quán không bao giờ muốn sự cố ấy xảy ra nhưng chắc họ chưa tìm một giải pháp khắc phục tốt. Bài toán đặt ra ở đây là vấn đề thời gian và sự chính xác trong các thông tin nhằm “khớp lệnh” từ khách hàng đến người chế biến, người thanh toán v.v… trong những quán ăn, nhà hàng lớn vốn chia nhiều khu vực, nhiều tầng lầu với nhiều nhu cầu ăn uống khác nhau…

KS. Huỳnh Cao Tuấn giới thiệu e-Order tại lễ nghiệm thu

Cà phê Cội Nguồn là được xem là quán đẹp và phục vụ tốt nhất ở Biên Hòa. Nhưng vì quán rộng quá nên gặp khó khăn trong việc giải quyết bài toán "tốc độ phục vụ" là chuyện dễ hiểu, Tuấn nghĩ thế khi vài lần vào đây. Cội Nguồn có wifi mạnh và phủ sóng tốt trên diện tích gần 2000 m² do có nhiều access point, vì sao không tận dụng tài nguyên internet trong việc “nối mạng” thông tin khách yêu cầu, khách tính tiền với các bộ phận chế biến, thanh toán, tổng hợp báo cáo trong một quy trình tự động? Giải pháp cho vấn đề này cụ thể ra sao cho thực sự phù hợp với đặc điểm của một nhà hàng, quán ăn Việt Nam, điều kiện thiết bị hiện có ở Việt Nam?

Lục lọi trên net và trao đổi với bạn bè, KS Tuấn phát hiện rằng đã có nhiều người có ý nghĩ giống mình, và cũng đã có những giải pháp ở nhiều nhà hàng sang trọng trên thế giới nhưng chi phí cho các hệ thống này hàng trăm ngàn USD, đặc biệt là trang thiết bị chuyên dụng. Tuấn nghĩ, điện thoại di động hiện nay có khả năng duyệt web, wap. Di động chăng? Nhưng không phải dòng máy nào cũng làm tốt chức năng này vì bài toán anh hình dung không đơn giản. Vì sao không là các loại thiết bị PDA như O2? Tuấn muốn reo lên “Eureka!” như Archimedes tìm ra sức đẩy của nước: Có thể nối một máy chủ của quán với các máy con là các thiết bị cầm tay dạng Pocket PC! Vấn đề còn lại là giải quyết bài toán công nghệ: phần mềm và các giải pháp phần cứng khác cho phù hợp.

Ngay sau đó, Tuấn đã trình bày ý tưởng này (mà anh đặt tên là e-Order) cho chủ quán Cội Nguồn. Ông chủ Hà Duy Thiện đã chấp nhận sau khi đặt nhiều câu hỏi phản biện và cân nhắc khả năng đầu tư trang bị phần cứng cũng như lập trình.

e-Order, một giải pháp sáng tạo:

Cuộc gặp gỡ giữa hai con người năng động ấy đã dẫn đến sự ra đời của một quá trình sáng tạo mang tên e-Order. E-order là giải pháp xử lý tự động và giảm chi phí cho các quy trình đặt hàng, chế biến món ăn thức uống, tính tiền, báo cáo, phân tích doanh thu cho nhà hàng, quán cà phê có quy mô lớn. Với eOrder, quy trình đặt hàng, tính tiền, chế biến… được tiết kiệm chi phí, thời gian và tăng độ an toàn, chính xác. Bởi thời gian di chuyển của nhân viên (ở các quán rộng) giảm hơn 50%, tốc độ tính tiền, ghi order và chế biến món ăn, thức uống nhanh hơn 50%, thu ngân được “giảm tải”... Nói một cách cụ thể: Nếu trong một nhà hàng, hay quán cà phê thông thường, khi khách hàng đến yêu cầu món ăn thức uống, nhân viên sẽ dùng giấy để ghi, sau đó mang vào quày chế biến, đơn đặt hàng này được mang về bộ phận thu ngân - kế toán v.v… thì với e-Order, nhân viên sẽ dùng thiết bị cầm tay PocketPC để ghi yêu cầu của khách hàng (ghi tự động bằng vài cú click trên màn hình vì các món ăn, thức uống luôn được cập nhật trong phần mềm). Dữ liệu đó sẽ được chuyển về máy tính chủ thông qua mạng không dây. Nhân viên thu ngân (cashier) không cần nhập yêu cầu đặt hàng của khách vào máy tính, giảm tải và tiết kiệm được 80% thời gian, tăng tốc độ phục vụ cho khách lên gấp 2 lần. Khi món ăn, thức uống nào đó đã hết hoặc ngày hôm đó không có, chỉ cần nhìn trên thiết bị cầm tay, nhân viên sẽ biết và báo ngay cho khách hàng nếu họ yêu cầu, tránh được tình trạng khi đã ghi phiếu rồi vào quày một lúc mới ra thông báo lại. Những yêu cầu riêng của khách (ví dụ: cam vắt nhiều đường, cà phê sữa ít đá, bún bò Huế không cay v.v…) cũng được ghi chú ngay tại chỗ và thông tin sẽ được chuyển vào cho bộ phận chế biến một cách tự động chỉ sau vài cú click trên PocketPC. Tại đây, các nhân viên chế biến chỉ việc theo dõi thứ tự các món, các bàn… theo khu vực chế biến một cách thứ tự trên màn hình và thực hiện, tránh thiếu sót, nhầm lẫn.

E-Order còn cung cấp giải pháp cho quy trình tính tiền nhanh: Khi khách gọi tính tiền, nhân viên chạy bàn nhìn vào PocketPC báo khách hàng biết tổng số tiền phải trả và sau đó nhận tiền từ khách hàng. Số tiền nhận (thường là tiền chẵn) được nhập ngay vào PocketPC, ngay sau đó, họ có thể di chuyển đến máy in (của thu ngân) để lấy hoá đơn và tiền thối (nếu có) đưa ra cho khách. Quy trình này rất nhanh vì khi nhân viên phục vụ nhấn nút tính tiền trên thiết bị cầm tay thì hoá đơn sẽ được in ra trong quày thu ngân. Nhân viên thu ngân nhìn vào hoá đơn sẽ biết cần phải thối bao nhiêu tiền để chuẩn bị trước. Khi nhân viên phục vụ đem tiền vào thì thu ngân đưa hóa đơn và tiền thối để đem ra cho khách.

E-order cũng giải quyết khá dễ dàng việc khách hàng đổi bàn, ghép bàn, đổi món ăn, thức uống (gần như tức thời cho khách hàng với vài thao tác gọn trên PocketPC mà không cần phải vào quầy để thông báo lại cho bộ phận chế biến hay kế toán)

Hệ thống cũng cho phép quản lý khách hàng bằng thẻ từ (thẻ VIP do quán cung cấp), cho phép chủ quán quyết định giảm giá phụ thu đối với những khu vực đặc biệt, những ngày, giờ đặc biệt (ví dụ ngày đó có phục vụ ca nhạc, ngày Tết, lễ v.v…) một cách linh động và giảm thiểu tình trạng gian lận của nhân viên.

Chưa hết, e-Order còn cho phép doanh nghiệp có thể kết xuất các báo cáo số liệu có ý nghĩa nhằm có những điều chỉnh kịp thời trong kinh doanh ngành hàng ăn uống. Món ăn thức uống nào được ưa chuộng, thời điểm (giờ, ngày) nào doanh thu cao v.v… Trong tương lai, e-Order còn có khả năng phát triển thêm để cho phép ông chủ có thể quản lý chuỗi nhà hàng quán cà phê từ xa để có thể có những chỉ đạo thích hợp… Hoặc sẽ có module quản lý định lượng nguyên vật liệu và công thức chế biến (chỉ cần nhập công thức của món ăn, thức uống, định lượng cho từng thành phần và số lượng nguyên vật liệu hiện có vào hệ thống rồi cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng hệ thống sẽ cho báo cáo số lượng nguyên liệu sử dụng và báo cáo nguyên vật liệu tồn kho)

Khi ý tưởng gặp bà đỡ

Sẽ còn nhiều điều có thể giới thiệu cho các bạn về sản phẩm sáng tạo này, kể cả việc phân tích các module phần mềm, nhưng đó không phải là vấn đề mà bài báo này muốn nhấn mạnh. Về góc độ công nghệ thông tin, e-Order không phải là phần mềm lớn hay quá phức tạp về mặt giải thuật, bởi nó dựa trên thành tựu công nghệ về cơ sở dữ liệu tích hợp trong web. Nhưng thành công của kỹ sư trẻ Huỳnh Cao Tuấn và nhóm cộng sự là tìm ra giải pháp công nghệ hợp lý để giảm chi phí đầu tư thiết bị.

Nỗ lực tìm tòi của anh Tuấn là đáng trân trọng nhưng sự gặp gỡ giữa ý tưởng của anh và một nhà doanh nghiệp say mê ứng dụng công nghệ, dám mạnh dạn đầu tư - anh Hà Duy Thiện - lại càng đáng quý hơn. Bởi trong thực tế, nhiều ý tưởng táo bạo của các bạn học sinh sinh viên Việt Nam lâu nay đã trở nên lãng phí vì không có “đầu ra”. Những người như anh Thiện mới chính là bà đỡ cho những tài hoa trẻ. Hơn 100 triệu đồng anh bỏ ra để đầu tư cho hệ thống này là khoản tiền lớn nhưng cái được trong chuyện đầu tư đó, chính là sự đầu tư cho những quá trình sáng tạo, nâng cánh cho những ước mơ khoa học.

Hôm nay, nếu bạn đến quán Cội Nguồn, khi trông thấy nhân viên phục vụ dùng O2, đừng nghĩ họ “chảnh” vì thiết bị đó của chủ quán, họ sẽ bàn giao cho nhân viên ca trực sau; hoặc sau khi bạn kêu món ăn thức uống, thấy họ cứ ngơ ra không đi vào quầy để báo, đừng tưởng họ lơ là… bởi vì chỉ sau đó mấy phút, bạn đã được phục vụ cũng như bạn sẽ ngạc nhiên khi nhận tiền thối và hóa đơn gần như ngay tức thì sau khi bạn tính tiền tại bàn… Câu chuyện về giải pháp đó là một quá trình thử và sai nhiều tháng của những con người năng động mà bài báo này không nói hết được.

PHÚ TRANG